El Grupo de Trabajo definió las siguientes reglas de participación en noviembre de 2023.

Reglas de participación

El Grupo de Trabajo se rige por la política de espacios amigables y el Código de Conducta de la Fundación Wikimedia.
Las actividades e iniciativas grupales se acuerdan por consenso; de no existir consenso, se procede a la votación (voto por mayorías).

Las actividades grupales que incluyan solo dos afiliados pueden ser acordadas entre los afiliados en cuestión sin necesidad de someterlo a consideración del Grupo de Trabajo.
Cada afiliado puede desarrollar actividades individuales en el marco de las campañas e iniciativas colectivas con la estética del Grupo de Trabajo, sin necesidad de someterlo a consideración previa del GdT.

La participación en el GdT está abierta a cualquier organización, grupo o colectivo de América Latina y el Caribe, interesado en promover el conocimiento libre, abierto y colaborativo alrededor de la crisis ambiental y climática en el movimiento Wikimedia, incluyendo las plataformas Wikimedia.

La organización, grupo o colectivo organiza actividades alrededor de ambiente, cambio climático y sustentabilidad dentro del movimiento y/o los proyectos Wikimedia.
Para solicitar ser parte del GdT, se debe enviar una solicitud de ingreso a través del siguiente formulario.
La solicitud de ingreso será puesta a consideración de los demás integrantes del GdT en la reunión inmediatamente próxima a la fecha de solicitud de ingreso.
El GdT tendrá hasta dos meses máximo para dar una respuesta sobre una solicitud de ingreso, pudiendo prorrogarla en situaciones excepcionales.
Los integrantes del GdT evaluarán la solicitud en base a la trayectoria, idoneidad, potencial y compromiso del grupo, colectivo u organización con la temática objetivo del GdT.
Los integrantes del GdT podrán aprobar o rechazar la solicitud mediante votación. Para aprobar la solicitud, se debe contar con el voto positivo de todos los integrantes del GdT.
Si la solicitud de ingreso es rechazada, el grupo, colectivo u organización deberá esperar seis meses para volver a solicitarla.
Los integrantes del GdT se comprometen a mantener actualizada la información sobre las personas responsables de participar en las reuniones y actividades del GdT.

Para ser parte del Grupo de Trabajo y figurar con el logo entre los integrantes, se requiere la participación activa. La participación activa se define como:

Asistir asiduamente a las reuniones del Grupo de Trabajo.
Organizar al menos una actividad en el año en relación con las áreas estratégicas consensuadas por el Grupo de Trabajo.
La ausencia injustificada en más de tres reuniones consecutivas y la falta de organización de actividades generará que la organización sea removida automáticamente de la página en Meta.

El Grupo de Trabajo tendrá una Secretaría rotativa cada seis meses, que estará a cargo de un afiliado.

Un afiliado podrá ocupar la Secretaría por dos períodos consecutivos.
De haber más de un afiliado interesado en ocupar la Secretaría, se procederá a dirimir quién ocupa la Secretaría a través de una votación anónima.

Convocar a reuniones periódicas cada tres semanas.
Definir la agenda y metodología para la celebración de las reuniones.
Generar espacios de trabajo colectivos que sean fructíferos, permitan alcanzar consensos y estrechen lazos de colaboración.
Velar por el cumplimiento de las políticas de espacios amigables y el código de conducta de la Fundación Wikimedia.
En colaboración con el resto de los afiliados, tomar notas de las reuniones, definir las acciones y próximos pasos, ayudar con la distribución y seguimiento de las tareas, y colaborar con la documentación de las acciones e iniciativas.